Najczęściej zadawanym pytaniem po wykupieniu polisy firmowej jest to dotyczące faktury. W świetle prawa już sama polisa stanowi fakturę i jest dokumentem księgowym, zatem firmy ubezpieczeniowe nie wystawiają Klientom instytucjonalnym żadnych dodatkowych dokumentów. Do zaksięgowania potrzebne będzie natomiast potwierdzenie dokonania płatności, a wiążąca będzie data dokonania tej płatności.
Kolejnym problemem jest to, jak rozliczyć zakupioną polisę, jak zaksięgować i czy można traktować ją jako koszt uzyskania przychodu? To zależy już od rodzaju polisy.
Zarówno mali przedsiębiorcy, jak i duże firmy zasadniczo wykupują dwa rodzaje ubezpieczeń:
– obowiązkowe, jak np. OC pojazdów firmowych, czy OC prowadzonej działalności, jeśli jest ono obowiązkowe dla danej branży);
– dobrowolne: m. in. również OC firmy, tam gdzie nie jest to obligatoryjne, ale także AC posiadanych pojazdów czy ubezpieczenie majątku firmy, mające na celu zabezpieczenie konkretnych środków trwałych. Dotyczy to też polis osobowych.
By móc koszt polisy odpowiednio rozliczyć, spełniać ona musi następujące przesłanki: do kosztów zalicza się odpowiednio udokumentowane wydatki, które przedsiębiorca poniósł w celu zdobycia przychodu, albo zabezpieczenia lub utrzymania jego źródła. Stąd mimo, iż opłacenie polisy ubezpieczeniowej nie przyczynia się bezpośrednio do powstania przychodu firmy, to jest to działanie zabezpieczające źródło tego przychodu.
W przypadku polis samochodowych (AutoCasco) istnieją pewne limity dotyczące kwot, jakie możemy rozliczyć jako koszt. Dotyczy to aut droższych, których wartość wynosi powyżej 20.000 euro. Zatem jeśli nabędziemy na firmę auto o wartości 25.000 euro, koszt polisy rozliczyć możemy tylko w odpowiedniej proporcji, zatem w wysokości 4/5 składki. Tego typu ograniczenia nie dotyczą polis OC.
Właściciel firmy, prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, tak jak pracownik narażony jest na różnego rodzaju zdarzenia, w tym nieszczęśliwe wypadki. Dlatego też wydaje się, że polisa na życie przedsiębiorcy, stanowiąca swoiste zabezpieczenie finansowe źródła przychodów, jakim jest jego praca własna, mogłaby zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów. Organy skarbowe mają jednak niestety odmienne zdanie na ten temat. Jedna z decyzji Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu (nr ILPB1/415-699/10-5/KŁ) mówi o tym, że ubezpieczenie osoby prowadzącej działalność gospodarczą „nosi znamiona wydatku osobistego”- trudno bowiem według organów skarbowych ustalić, na co ewentualnie wydane zostaną pieniądze pochodzące ze świadczenia ubezpieczeniowego. W przypadku przedsiębiorców niezmiernie ważny jest też temat sukcesji, czyli przekazania firmy potomnym- niezależnie od kosztów bieżących, czy możliwości ich odliczenia.
Czym innym jest ubezpieczenie pracowników, tutaj bowiem część składki, która zwalnia pracodawcę z odprawy pośmiertnej, może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodu. Wynika to z art. 93 kodeksu pracy, na podstawie którego rodzinie zmarłego pracownika należy się odprawa pośmiertna, która w zależności od jego stażu pracy, wynieść może nawet wysokość jego sześciomiesięcznych poborów.
A co z polisą dotyczącą wyjazdów służbowych pracowników poza granice kraju? Polisa w takim przypadku (jej część dotycząca kosztów leczenia za granicą) teoretycznie stanowi zabezpieczenie przedsiębiorcy przed poniesieniem ewentualnych kosztów, które musiałby pokryć z własnej kieszeni, jeśli w trakcie delegacji pracownikowi wydarzy się wypadek czy hospitalizacja. Tyle teorii. Praktycznie nie dla każdego urzędu skarbowego stanowi to koszt, a interpretacje poszczególnych urzędów skarbowych potrafią różnić się w tej kwestii.
Za każdym razem zakres polisy, jak i możliwość jej prawidłowego zaksięgowania ustalić należy z agentem ubezpieczeniowym. W razie potrzeby, niezbędna może okazać się też konsultacja z księgowym czy prawnikiem. Najważniejsze, by polisę dobrać do własnych potrzeb już na etapie wniosku, by później nie być zaskoczonym, zarówno co do zakresu, jak i możliwości rozliczenia przed urzędem skarbowym.